فرآیند دریافت مکاتبات دستی

دریافت مکاتبات از پست، نامه رسان ها و ارباب رجوع

تفکیک نامه ها و تشخیص محل ارجاع نامه های داخلی و خارجی
نامه های خارجی به ارسال مراسلات تحویل و از طریق دفتر ارسال می شود
تحویل نامه های مربوط به ریاست محترم و معاون محترم و واحد های تابعه و سایر ارگان های ذیربط به متصدی ثبت رایانه کار در دبیر خانه
ورود کلیه ی مکاتبات، اسناد و مدارک به سیستم رایانه توسط کاربر مربوطه
تکمیل اطلاعات ورودی و تعیین محل ارجاع اصل و رونوشت نامه
اسکن و ثبت نامه و اخذ شماره از سیستم و نوشتن شماره در روی نامه فیزیکی
بایگانی نامه های دریافتی بر اساس تاریخ ورود (در صورت لزوم ارسال اصل نامه به واحد های داخلی) پس از ثبت در سیستم تحویل آن به ارسال مراسلات
تحویل نامه ها ی مذکور به واحد مربوطه
توزیع مکاتبات و اسناد بین واحد های ستادی و خارج از ستاد
پیگیری نامه ها از طریق تماس تلفنی و حضوری توسط ارباب رجوع
وارد نمودن نامه های مالی مربوط به سال قبل و انتخاب شماره نامه و تاریخ سال قبل و بایگانی آنها
دریافت نامه ها از طریق ایمیل (مرکز بهداشت استان )
ارسال نامه ها به مرکز بهداشت استان از طریق ایمیل
دریافت نامه ها از طریق سامانه دولت و ثبت و ارسال آن به واحد های داخلی و در صورت نیاز ارسال به سایر واحد ها و مراکز و ...
ارسال نامه ها به دانشگاه و سایر ارگان ها از طریق سامانه دولت

واحد اداری و مالی